ChatGPT veri güvenliği Şirketlerde hızla yaygınlaşıyor. Çalışanlar e-posta hazırlarken, metin düzenlerken, veri analiz ederken ve teknik sorunları çözerken yapay zekâdan yardım alıyor.

Bu araçlar şirketlere zaman kazandırıyor. Ancak çalışanların ChatGPT ile paylaştığı bilgiler yeni güvenlik riskleri de yaratıyor.

Bir çalışan farkında olmadan müşteri bilgilerini, finansal belgeleri veya şirketin ticari sırlarını kişisel ChatGPT hesabına aktarabilir. Bu nedenle şirketler yalnızca ChatGPT kullanımına izin vermek veya uygulamayı yasaklamak yerine açık kurallar koymalı.

Asıl konu oldukça basit: Çalışanlar hangi şirket verilerini ChatGPT ile paylaşabileceklerini bilmeli.

Peki şirket verilerini korurken ChatGPT’den nasıl yararlanabilirsiniz?

ChatGPT’ye hangi şirket verilerini yüklememelisiniz?

İlk olarak şirket yönetimi gizli ve hassas verilerin kapsamını belirlemeli. Ardından yöneticiler bu kuralları çalışanlara açıkça anlatmalı.

Özellikle aşağıdaki veri türlerine dikkat edin.

1. Müşteri bilgileri

Müşteri adı, telefon numarası, e-posta adresi, açık adres ve satın alma geçmişi hassas bilgiler içerebilir.

Analiz yapmak için gerçek müşteri listesini doğrudan ChatGPT’ye göndermeniz gerekmez. Bunun yerine isim, telefon ve e-posta gibi kişisel bilgileri önce siz kaldırın. Daha sonra anonim veriler üzerinden analiz yapın.

Örneğin:

Ahmet Yılmaz – 0532 XXX XX XX

yerine:

Müşteri A – Telefon bilgisi yok

yazabilirsiniz.

Böylece hem ChatGPT’den yararlanabilir hem de gereksiz veri paylaşımını azaltabilirsiniz.

2. Finansal belgeler

Banka bilgileri, ödeme kayıtları, faturalar, maaş tabloları ve finansal raporlar şirket açısından kritik bilgiler taşıyabilir.

Bu nedenle çalışanlar finansal belgeleri ChatGPT’ye göndermeden önce şirket politikasını kontrol etmeli.

Ayrıca analiz için belgenin tamamına ihtiyacınız yoksa yalnızca gerekli bölümü kullanın. Hesap numarası, müşteri adı ve diğer hassas alanları kendiniz temizleyin.

3. Sözleşmeler

Müşteri ve tedarikçi sözleşmeleri önemli ticari bilgiler içerebilir.

Özellikle fiyatlandırma koşulları, özel indirimler, gizlilik hükümleri ve taraflara ait bilgiler dikkat gerektirir.

ChatGPT’den bir sözleşme konusunda yardım almak istiyorsanız önce hassas bilgileri çıkarın. Ardından yalnızca inceleme için gerekli bölümü paylaşın.

Bu yöntem şirket bilgilerinin gereksiz yere şirket dışına çıkma riskini azaltır.

4. Personel bilgileri

Kimlik bilgileri, maaşlar, banka hesapları ve özlük dosyaları yüksek hassasiyet taşır.

Bu nedenle personel verileriyle çalışırken şirketinizin yetkilendirme kurallarını dikkate alın. Ayrıca iş için gerekli olmayan kişisel bilgileri ChatGPT’ye göndermeyin.

İnsan kaynakları ekibi de yapay zekâ kullanırken şirketin veri güvenliği kurallarına uymalı.

5. Kaynak kodları

Yazılım şirketleri kaynak kodlarını önemli bir ticari varlık olarak görmeli.

Bir geliştiricinin hata çözmek amacıyla bütün projeyi ChatGPT’ye göndermesi gerekmez. Bunun yerine geliştirici, yalnızca hatayı gösteren küçük bir kod parçasıyla yardım isteyebilir.

Ancak kodu paylaşmadan önce şirket isimlerini, kullanıcı bilgilerini, sunucu adreslerini, şifreleri ve erişim anahtarlarını çıkarın.

Böylece teknik destek alırken paylaştığınız veri miktarını sınırlayabilirsiniz.

6. Şifreler ve API anahtarları

Bu konuda kural basit:

ChatGPT’ye şifre, API anahtarı, SSH anahtarı veya erişim token’ı göndermeyin.

Hata mesajları ve kod parçaları bazen bu bilgileri içerebilir.

Bu yüzden teknik bir içeriği ChatGPT’ye göndermeden önce mutlaka kontrol edin. Öncelikle şifreleri ve erişim bilgilerini silin. Ardından teknik sorun için yardım isteyin.

7. Şirketin ticari sırları

Yeni ürün planları, fiyatlandırma stratejileri, satış hedefleri, müşteri listeleri ve henüz açıklanmamış projeler şirketin rekabet gücünü doğrudan etkileyebilir.

Bu nedenle çalışanlar yalnızca daha hızlı sonuç almak amacıyla bu bilgileri ChatGPT’ye aktarmamalı.

Karar vermekte zorlanıyorsanız kendinize şu soruyu sorun:

“Bu bilgiyi şirket dışındaki bir kişiyle rahatlıkla paylaşır mıydım?”

Cevabınız hayırsa aynı bilgiyi ChatGPT’ye gönderirken de dikkatli davranın.

ChatGPT’ye dosya yüklemek güvenli mi?

Bu soruya tek bir cevap vermek mümkün değil. Çünkü kullandığınız hesap, çalışma alanı ve şirket politikaları güvenlik seviyesini birlikte etkiler.

OpenAI, ChatGPT Business ve ChatGPT Enterprise gibi kurumsal ürünler için önemli veri güvenliği özellikleri sunuyor.

OpenAI’ye göre şirket, bu kurumsal müşterilerin işletme verileriyle varsayılan olarak modellerini eğitmiyor.

Ancak burada iki farklı konuyu birbirinden ayırmak gerekir:

Platformun sunduğu güvenlik özellikleri ve çalışanın platformla paylaştığı veriler.

Güvenli bir kurumsal platform kullanmak, her şirket dosyasını ChatGPT’ye gönderebileceğiniz anlamına gelmez.

Bu nedenle şirket yönetimi kendi veri güvenliği kurallarını oluşturmalı. Ayrıca IT ekibi çalışanların hangi araçları kullanabileceğini belirlemeli. Son olarak çalışanlar da bu kurallara uymalı.

Kişisel ChatGPT hesabı ile kurumsal hesap aynı mı?

Hayır.

Free, Plus ve Pro gibi kişisel çalışma alanları ile ChatGPT Business ve Enterprise gibi kurumsal çalışma alanları veri yönetimi açısından farklı özellikler sunar.

Kişisel hesap sahipleri veri kontrollerini kendi hesaplarından yönetebilir.

Örneğin OpenAI’nin yeni sohbetleri model geliştirme amacıyla kullanmasını istemeyen kullanıcılar:

Ayarlar > Veri Denetimleri > Modeli herkes için iyileştir

seçeneğini kapatabilir.

Buna karşılık OpenAI, ChatGPT Business ve Enterprise müşterilerinin işletme verileriyle varsayılan olarak modellerini eğitmediğini belirtiyor.

Dolayısıyla şirketlerin kişisel hesaplar ile kurumsal hesaplar arasındaki farkı dikkate alması gerekiyor.

Şirket yönetimi, çalışanların kurumsal verileri kontrolsüz biçimde kişisel hesaplara aktarmasına izin vermek yerine merkezi bir yapay zekâ kullanım modeli oluşturabilir.

ChatGPT Business şirket verilerini koruyor mu?

OpenAI’nin kurumsal gizlilik açıklamaları ChatGPT Business ve Enterprise için çeşitli güvenlik önlemlerinden söz ediyor.

Örneğin OpenAI, işletme verileriyle varsayılan olarak modellerini eğitmediğini belirtiyor.

Ayrıca şirket, işletme verilerinin güvenliği için aktarım ve depolama aşamalarında şifreleme teknolojilerinden yararlanıyor.

Kurumsal ürünler erişim ve kimlik doğrulama kontrolleri de sunuyor.

ChatGPT Business çalışma alanında her kullanıcı kendi sohbetlerini yönetiyor. Diğer çalışanlar bu sohbet geçmişlerine otomatik olarak erişemiyor.

Dolayısıyla şirketlerin yapay zekâyı tamamen yasaklaması tek seçenek değil.

Bunun yerine daha güvenli bir kullanım modeli için üç temel konuya odaklanabilirsiniz:

Doğru hesap + doğru yetki + doğru kullanım politikası

Şirketler yapay zekâ kullanım politikası oluşturmalı mı?

Evet.

Üstelik başlangıçta onlarca sayfalık karmaşık bir dokümana ihtiyacınız yok.

Kısa ve anlaşılır kurallar bile çalışanların yanlışlıkla veri paylaşma riskini azaltabilir.

Şirketinizin yapay zekâ kullanım kuralları

1. Müşteri verileri: Müşterilere ait kişisel bilgileri ChatGPT’ye aktarmayın.

2. Erişim bilgileri: Şifre, API anahtarı ve diğer erişim bilgilerini paylaşmayın.

3. Sözleşmeler: Gizli sözleşmelerin tamamını doğrudan ChatGPT’ye yüklemeyin.

4. Personel verileri: Gerekli yetkiye sahip değilseniz personel verilerini yapay zekâ araçlarıyla paylaşmayın.

5. Kaynak kodları: Kod paylaşmadan önce gizli ve hassas bilgileri temizleyin.

6. Onaylı araçlar: İş amacıyla şirketin onayladığı yapay zekâ araçlarını tercih edin.

7. Güvenlik sorunları: Şüpheli bir veri paylaşımı fark ederseniz IT sorumlusuna bilgi verin.

Böylece çalışanlar yapay zekâyı daha bilinçli kullanabilir.

Yapay zekâ kullanırken veriyi nasıl anonimleştirebilirsiniz?

ChatGPT’den yararlanmak için her zaman gerçek verileri paylaşmanız gerekmez.

Çoğu durumda isim, telefon, e-posta, şirket adı ve sözleşme numarası gibi bilgileri siz kaldırabilirsiniz.

Örneğin:

Ahmet Yılmaz – ahmet@example.com – 0532 XXX XX XX

yerine:

Müşteri A – İletişim bilgisi yok

yazabilirsiniz.

Benzer şekilde şirket isimlerini, çalışan bilgilerini ve sözleşme numaralarını da değiştirebilirsiniz.

Ardından ChatGPT’den metni, veri yapısını veya karşılaştığınız problemi analiz etmesini isteyebilirsiniz.

Böylece hem yapay zekâdan yararlanabilir hem de paylaştığınız veri miktarını azaltabilirsiniz.

Çalışanlarınıza şu soruyu sorun

Şirketinizdeki mevcut durumu anlamak için basit bir test yapabilirsiniz.

Örneğin ekibinize şu soruyu yöneltin:

“ChatGPT’ye şirketimizden hangi bilgileri yükleyebileceğinizi biliyor musunuz?”

Çalışanlar bu soruya net cevap veremiyorsa şirketinizin bir yapay zekâ kullanım politikasına ihtiyacı olabilir.

Üstelik konu yalnızca ChatGPT ile sınırlı değil.

Bugün çalışanlar ChatGPT kullanıyor. Ancak gelecekte başka bir yapay zekâ platformu daha popüler hale gelebilir.

Bu nedenle belirli araçları tek tek yasaklamak uzun vadeli bir çözüm sunmaz.

Bunun yerine çalışanlara veri güvenliği mantığını öğretmek daha doğru bir yaklaşım sağlar.

Şirketiniz için ChatGPT veri güvenliği kontrol listesi

Aşağıdaki kontrol listesi mevcut güvenlik seviyenizi değerlendirmenize yardımcı olabilir:

Yapay zekâ araçları: Ekibinizin hangi yapay zekâ araçlarını kullandığını biliyor musunuz?

Kullanım politikası: Kurumunuz yapay zekâ kullanımı için açık kurallar koydu mu?

Gizli veriler: Çalışanlarınız hangi bilgileri gizli kabul etmeleri gerektiğini biliyor mu?

Müşteri verileri: Ekibiniz kişisel müşteri bilgilerini korumak için gerekli önlemleri alıyor mu?

Şifre güvenliği: Çalışanların şifre ve API anahtarlarını paylaşmasını açıkça yasaklıyor musunuz?

Eski çalışanlar: IT ekibiniz işten ayrılan kişilerin hesaplarını ve erişim yetkilerini zamanında kapatıyor mu?

Erişim yönetimi: Sorumlu ekip kurumsal hesapların erişim yetkilerini düzenli olarak kontrol ediyor mu?

Bilgi güvenliği: Şirketiniz yapay zekâ kullanımını genel bilgi güvenliği politikasının bir parçası olarak ele alıyor mu?

Birden fazla soruya “hayır” cevabı verdiyseniz şirketiniz güvenlik politikasını yeniden değerlendirir.

ChatGPT’yi yasaklamak çözüm mü?

Çoğu şirket için tamamen yasaklamak en iyi çözüm olmaz.

Çünkü bir şirket ChatGPT’yi yasakladığında çalışanların yapay zekâ ihtiyacı ortadan kalkmaz.

Örneğin bazı çalışanlar bunun yerine farklı ve ücretsiz yapay zekâ araçlarına yönelebilir. Böyle bir durumda şirket, veri akışını takip etmekte daha fazla zorlanır.

Bu nedenle:

“Yapay zekâ kullanma.”

demek yerine:

“Yapay zekâyı bu kurallar çerçevesinde kullan.”

yaklaşımını benimseyebilirsiniz.

Böylece çalışanlar teknolojiden yararlanmaya devam eder. Şirket yönetimi ise veri güvenliği için gerekli sınırları koyar.

Şirketinizde yapay zekâ kullanımını kontrol altına alın

Yapay zekâ artık işletmeler açısından geçici bir teknoloji trendinden çok daha fazlasını ifade ediyor.

Çalışanlar e-posta hazırlamaktan veri analizine, teknik destekten doküman oluşturmaya kadar pek çok işi yapay zekâ yardımıyla hızlandırabiliyor.

Ancak üretkenlik artarken şirket verilerini de korumak gerekiyor.

ChatGPT veri güvenliği yalnızca platformun teknik özelliklerinden ibaret değildir.

Çalışanın paylaştığı veri güvenliği doğrudan etkiler. Bunun yanında hesap türü risk seviyesini değiştirir. Kullanım amacı ise şirketin uygulaması gereken kuralları belirler.

Bu nedenle şirketiniz için açık bir yapay zekâ kullanım politikası hazırlayın.

Öncelikle ekibinize hangi verilerin hassas olduğunu anlatın. Ardından IT sorumluları kurumsal hesapların erişim yetkilerini düzenli olarak kontrol etsin. Son olarak yönetim; müşteri, personel, finans ve ticari sır niteliğindeki bilgiler için açık kurallar koysun.

Böylece yapay zekânın sunduğu verimlilikten yararlanırken şirket verileri üzerindeki kontrolünüzü de koruyabilirsiniz.

Üstelik bu süreçleri tek başınıza yönetmek zorunda değilsiniz.

TurTECH Bilişim Teknolojileri olarak işletmelere kurumsal teknik destek, bilgi güvenliği, sunucu ve kullanıcı yönetimi konularında destek sağlıyoruz.

Kurumsal Teknik Destek Anlaşmaları

Kısacası: Yapay zekâdan korkmayın. Ancak onu kuralsız da kullanmayın. Doğru hesapları, doğru yetkileri ve doğru veri güvenliği politikasını bir araya getirin.